SECRETARIA DE PROGRAMA

FUNCIONES PRINCIPALES

• Atención y orientación de estudiantes y público en general
• Recibir y canalizar solicitudes o inquietudes de alumnos, profesores y visitantes.
• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajería interna relacionada con el programa académico.
• Apoyo en procesos académicos y administrativos del programa
• Coordinar la logística de actividades académicas (horarios de clases, cambios de aula, agendamiento de salas).
• Elaborar y distribuir circulares, memorandos y comunicados para docentes y estudiantes.
• Mantener actualizados los expedientes de alumnos (inscripciones, certificaciones, notas, actas).
• Gestión de documentación y correspondencia
• Archivar y custodiar documentos oficiales: planes de estudio, actas de comité, autorizaciones académicas.
• Preparar cartas, diplomas o constancias, siguiendo los formatos institucionales.
• Digitalizar y organizar en la plataforma interna los informes y reportes del programa.
• Apoyo logístico en eventos académicos
• Coordinar convocatorias para reuniones de comité curricular, seminarios o conferencias.
• Verificar insumos de oficina (papelería, útiles, equipos audiovisuales) y gestionar solicitudes de reposición.
• Asegurar que los espacios estén preparados (aulas, salas de conferencias) con antelación.
• Comunicación con docentes y directivos
• Programar citas o reuniones con el director del programa, decanatos y coordinadores académicos.
• Recibir y organizar la agenda semanal de actividades administrativas y académicas del equipo.
• Apoyo en control presupuestal básico del programa
• Registrar facturas o comprobantes de pequeños gastos (fotocopias, photocalls, material didáctico).
• Llevar control de viáticos y gastos menores, según lineamientos de la oficina de finanzas.
• Otras tareas administrativas asignadas
• Colaborar con el área de Recursos Humanos en procesos de selección de personal auxiliar o catedrático del programa.
• Apoyar en la elaboración de indicadores de gestión del programa (reportes de asistencia, estadísticas de matrícula).

Horario:

• Lunes a viernes: 8:00 am - 5:30 pm
• Sábados: a disposición

Tipo de contrato: Término fijoSalario: Salario mínimo legal vigente

Tipo de puesto: Tiempo completo

Information :

• Company : universidad INCCA de Colombia
• Position : SECRETARIA DE PROGRAMA
• Location : Bogotá, Cundinamarca
• Country : CO